Domowe biuro
11 wskazówek, jak z powodzeniem pracować z domu
Coraz więcej firm oferuje swoim pracownikom opcję pracy z domu. Tak zwane home office wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Do produktywnej pracy zdalnej nie wystarczy po prostu otworzyć laptopa. Domowe miejsce pracy musi być właściwie urządzone, a dzień pracy zorganizowany w odpowiedni sposób, by mógł się narodzić nowy rytm pracy.
Aby ułatwić bezproblemowy przebieg pracy we własnych czterech ścianach, przedstawiamy cenne wskazówki dotyczące wyposażenia stanowiska pracy, organizacji dnia pracy i wirtualnej współpracy z kolegami.
Co należy do wyposażenia biura domowego
W pierwszej kolejności należy wydzielić sobie w domu własną przestrzeń, w której będą mogli Państwo pracować w przyjaznych warunkach i w skupieniu. Jeśli miejsce pracy zostanie urządzone w sprytny sposób, łatwiej przyjdzie przestawienie się mentalnie na tryb biurowy. I odwrotnie, łatwiej będzie rozpocząć odpoczynek po zakończeniu dnia pracy. Dzięki tym czterem wskazówkom pokonają Państwo wyzwania, jakie niesie ze sobą praca zdalna:
1. Wyszukanie odpowiedniego miejsca do pracy
Przenoszenie się ze stołu kuchennego na kanapę lub fotel ogrodowy wprowadza wprawdzie urozmaicenie, ale nie sprzyja koncentracji. Potrzebne jest stałe miejsce, przeznaczone tylko do pracy.
Idealny byłby oczywiście oddzielny gabinet, ale taki nie jest zawsze dostępny. Często wystarczy zorganizowanie wydzielonej przestrzeni. Elementy dzielące pomieszczenie, takie jak kwiaty, regały z książkami i ścianki działowe sprawdzają się w roli optycznych rozgraniczników przestrzeni pracy i pokojów mieszkalnych.
2. Zadbanie o wystarczające oświetlenie
Podobnie jak w biurze, również w domu ważne jest optymalne oświetlenie miejsca pracy. Idealnie nadaje się do tego światło dzienne, ale nie powinno być oślepiające. W takim przypadku światło słoneczne można zredukować za pomocą zasłon i rolet.
Uwaga na odbijające się światło! Należy upewnić się, że okna nie odbijają się w ekranie. Odbicia światła powodują szybsze męczenie się oczu. Dlatego najlepiej jest ustawić monitor poprzecznie do okna.
Jeśli światło dzienne nie jest wystarczające, należy zapewnić sobie pomocniczą lampkę biurową. Powinna mieć natężenie oświetlenia co najmniej 500 luksów. Tutaj można dowiedzieć się więcej o inteligentnych koncepcjach oświetleniowych dla każdego miejsca pracy.
3. Wybór wygodnego krzesła biurowego
Także w domowym biurze większą część dnia pracy spędzą Państwo na siedząco. By zapewnić sobie komfort, należy bezwzględnie zaopatrzyć się w ergonomiczny, chroniący plecy fotel biurowy.
W domu mają Państwo tę przewagę, że mogą wybrać fotel zgodnie z własnymi upodobaniami, zamiast zadowalać się standardowym krzesłem z zakładu pracy. Jest to o tyle ważne, że odpowiedni fotel biurowy dla każdego wygląda inaczej. Poniżej można odkryć, w jaki sposób dokonać wyboru pasującego fotela biurowego.
4. Przechowywanie potrzebnego sprzętu pod ręką
Łatwo jest błędnie oszacować liczbę wszystkich rzeczy, które są potrzebne do wydajnej i produktywnej pracy. To, co w biurze jest uważane za oczywiste, w domu staje się szybko wyzwaniem.
Na przykład dostęp do wszystkich programów i sieci firmowej powinien być zapewniony także z domowej sieci WLAN. Zestaw słuchawkowy powinien znajdować się zawsze pod ręką na potrzeby wideokonferencji, a drukarka powinna być właściwie podłączona. Zapobiega to ciągłym poszukiwaniom materiałów do pracy i pozwala zaoszczędzić czasu i nerwów.
Odpowiednia organizacja dnia pracy
Kiedy już odpowiednio wyposażą Państwo swoje domowe biuro, zasadniczo nic nie będzie stało na przeszkodzie produktywnego dnia pracy. Niestety rzeczywistość w domu wygląda często inaczej z powodu wielu czynników rozpraszających uwagę oraz braku rutyny pracy. Poniższe cztery wskazówki pomogą Państwu skutecznie zorganizować sobie dzień pracy w domu:
1. Ustalenie stałego czasu pracy
W domowym biurze bardzo szybko zacierają się granice pomiędzy czasem pracy i czasem wolnym. Wraz z brakiem dojazdów do pracy znika ważny bufor przestrzenny, który oddziela biuro od domu.
Aby w najlepszym stopniu to zrekompensować, należy wyznaczyć sobie stały punkt dnia na rozpoczęcie i zakończenie pracy. Powinni też Państwo poinformować członków rodziny, kiedy są Państwo „w pracy”, aby nie przeszkadzali i pozwalali skupić się podczas godzin pracy.
2. Wybór odpowiedniego stroju
Kuszące jest, by cały dzień w domu spędzić w szlafroku lub w pidżamie. Pomimo to Państwa ubiór wpływa też na Państwa samopoczucie. Dresowy styl rzadko przekłada się na produktywność.
Oczywiście można również zrezygnować z siedzenia przy biurku w domu w garniturze lub stroju biznesowym. Ale powinny to być wygodne ubrania, które założyliby Państwo także do biura. Pozwala to uniknąć momentów grozy, gdy szef spontanicznie postanawia zwołać wideokonferencję.
3. Robienie regularnych przerw
Także w domu należy przestrzegać zasady: przerwy należy robić, zanim dojdzie do spadku koncentracji. Po godzinie skupionej pracy należy sobie pozwolić na pięć do dziesięciu minut odpoczynku. Ważne jest przy tym, by nie pozostawać przy biurku w pozycji siedzącej. Należy wstać, zrobić sobie małą przechadzkę po mieszkaniu, otworzyć okna i złapać trochę świeżego powietrza.
Czy po obiedzie dopada Państwa czasem letarg? Z pomocą krótkiej, 20-minutowej poobiedniej drzemki, zwanej też „power nap”, przezwyciężą Państwo spadek sił i rozpoczną popołudnie pełni świeżej energii. Nie należy jednak zamykać oczu na dłużej niż 20 minut, w przeciwnym razie wejdą Państwo w fazę snu głębokiego.
4. Unikanie czynników rozpraszających uwagę
Kolega, który ciągle zagląda Państwu na biurko, nie może już przeszkadzać. Czyhają za to inne czynniki rozpraszające uwagę. W kuchni stoją niepozmywane naczynia, telewizor wciąż gra w tle, a wciągająca książka z poprzedniego wieczoru wręcz dopomina się o dalszą lekturę.
Aby autentycznie skoncentrować się na pracy, należy pozbyć się czynników rozpraszających uwagę. Smartfon, tablet i książki należy położyć poza zasięgiem rąk i, jeśli to możliwe, wyłączyć wszystkie powiadomienia.
Zdalna współpraca z kolegami
Kiedy wszyscy koledzy pracują zdalnie, powstają zupełnie nowe wyzwania związane ze współpracą. Dzięki tym trzem wskazówkom nic nie będzie stało na przeszkodzie, by prowadzić owocną pracę zespołową z domowego biura.
1. Wykorzystanie narzędzi do współpracy
W domu nie można po prostu podejść do sąsiedniego biura, by zadać koledze ważne pytanie. Sposób, w jaki komunikują się i współpracują Państwo ze swoim zespołem, gdy wszyscy pracują z domowego biura, także musi się zmienić.
Na szczęście istnieje wiele przydatnych narzędzi do współpracy, które to umożliwiają. Przedstawiamy nasze ulubione:
- Potrzebują Państwo błyskawicznej informacji od koleżanki? Wystarczy napisać do niej szybko przez aplikację Slack.
- Muszą Państwo wyjaśnić coś koledze? Przy pomocy programu Loom sporządzą Państwo krótki film przedstawiający działania na ekranie.
- Poszukują Państwo aktualnej wersji dokumentu? Na platformach Google Drive lub Microsoft OneDrive mogą Państwo pracować nad dokumentami wspólnie z kolegami.
- Chcą Państwo sprawdzić status projektu? Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami Trello lub Monday wszystkie zadania znajdują się zawsze w jednym miejscu.
2. Tworzenie właściwych oczekiwań
W biurze godziny pracy są jasno uregulowane: koledzy zazwyczaj robią sobie przerwy o tej samej porze, a ci, których nie ma w biurze, są prawdopodobnie na spotkaniu lub wcześniej skończyli pracę. W przypadku pracy zdalnej dostępność kolegów nie jest tak łatwo określić.
By nie dochodziło do sporów w zespole, gdy nie odpowiedzą Państwo natychmiast na pilną wiadomość, należy zadbać o jasne oczekiwania odnośnie do Państwa dostępności. Należy komunikować swoją dostępność na czacie i na wideokonferencji, a także to, kiedy pragnie się spokojnie popracować, a kiedy wstaje się od biurka. Państwa koledzy nauczą się respektować te granice.
3. Zaplanowanie czasu na kawę
Nie należy lekceważyć tego, jak ważne są krótkie, nieformalne rozmowy i osobiste wymiany zdań z kolegami. To często pierwsza rzecz, której pracownikom brakuje w domowym biurze. Niektórzy skarżą się nawet na samotność.
Mogą Państwu temu przeciwdziałać, rozmyślnie planując przerwę na kawę. Może to być 10-minutowa rozmowa telefoniczna lub nawet krótka wideokonferencja z ulubionymi współpracownikami.
Poszukują Państwo odpowiedniego wyposażenia do swojego domowego biura? Od foteli biurowych przez ergonomiczne sprzęty biurowe po środki czyszczące: wszystko do nowego domowego biura można znaleźć tutaj.
Zachęcamy do kontaktu!
W razie dodatkowych pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji