Czyste i uporządkowane biurko w 6 krokach
Organizacja biurka to nic trudnego
Stale rosnące stosy dokumentów, niezliczona ilość notatek, zdjęcia z ostatnich wakacji i nieumyte filiżanki do kawy – tak właśnie wygląda wiele biurek. Nawet jeśli według niektórych badań nieporządek w miejscu pracy stymuluje kreatywność, istnieją również argumenty, które przemawiają za dobrze zorganizowaną wersją stanowiska pracy.
Zgodnie z ustaleniami Instytutu Fraunhofera nawet jedną trzecią czasu pracy marnuje się w biurach na czynności, które nie mają żadnej wartości dodanej. Do takiego braku efektywności w znacznym stopniu przyczyniają się pozbawione organizacji biurka, na których pracownicy stale muszą szukać odpowiedniego dokumentu. Łatwo uniknąć takich sytuacji – chętnie pokażemy Państwu, jak tego dokonać.
Dlaczego organizacja biurka jest taka ważna?
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że porządkowanie biurka to całkowita strata czasu. Zamiast tego można by przecież wykonać więcej pracy. Nic bardziej mylnego: dobrze zorganizowane biurko przynosi bowiem wielorakie korzyści:
- Praca przebiega szybciej, kiedy wszystkie materiały robocze są pod ręką.
- Produktywność i poziom koncentracji zwiększają się, gdy praca nie jest stale przerywana akcjami poszukiwawczymi.
- Odpowiednia ilość miejsca na biurku zapewnia większą swobodę ruchu.
- Uporządkowane biurko pozwala wywrzeć profesjonalne wrażenie na klientach i współpracownikach.
- Regularne czyszczenie biurka pozwala zapobiegać rozprzestrzenianiu się bakterii i wirusów.
6 kroków do doskonale zorganizowanego biurka
Wielu pracowników chciałoby mieć uporządkowane biurko, ale nie wiedzą, od czego zacząć. Możemy pomóc Państwu pokonać tę przeszkodę. Wystarczy sześć kroków, by zorganizować swoje biurko tak, aby przez długi czas gościł na nim porządek.
1. Uprzątnięcie wszystkiego z biurka i wyczyszczenie go
Aby mieć wystarczająco dużo miejsca na reorganizację, pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest uprzątnięcie wszystkich przedmiotów i papierów z biurka. Następnie należy przetrzeć powierzchnię biurka wilgotną ściereczką z mikrofibry. Należy również opróżnić szuflady i wytrzeć je wilgotną ściereczką.
Zasadniczo wskazane jest sprzątanie biurka raz w tygodniu. Nie dotyczy to wszelkich resztek jedzenia ani plam z rozlanych napojów, które należy natychmiast zetrzeć, aby przede wszystkim nie dopuścić do rozwoju zarazków. W kolejnym rozdziale dowiedzą się Państwo się więcej na temat prawidłowego czyszczenia elektronicznego sprzętu biurowego.
2. Sortowanie dokumentów i przyborów
Teraz z pewnością mają Państwo przed sobą całą stertę papierów i materiałów roboczych. Najlepiej jest zacząć od sortowania dokumentów. Można je rozdzielić na cztery części według następującego klucza:
- Niezbędne do realizacji bieżących zadań
- Stale potrzebne
- Brak pewności, czy nadal potrzebne
- Można od razu wyrzucić
Wszystko, co trafiło na stertę 4), można natychmiast zutylizować. Dokumenty znajdujące się na stercie 3) można usunąć po dwóch tygodniach, jeśli przez ten czas nie będą do niczego wykorzystywane. Papiery na stertach 1) i 2) muszą wrócić na biurko, najlepiej uporządkowane odpowiednio w segmentach do sortowania.
Teraz należy zająć się takimi materiałami jak długopisy, spinacze biurowe i inne przybory. Wszystko, co już nie działa, można od razu zutylizować. Materiały, które nie są już potrzebne, powinny trafić z powrotem do magazynu lub zostać przekazane kolegom.
3. Ergonomiczne rozmieszczenie sprzętu roboczego
W tym kroku należy w taki sposób rozmieścić wszystkie często potrzebne urządzenia robocze, aby były łatwo dostępne i nie wymagały schylania się. Dzięki opisanym poniżej pomocom można zapobiec ponownej dezorganizacji na biurku:
- Warto użyć tak zwanych systemów porządkowania biurek, aby stworzyć więcej miejsca na biurku. Dzięki obrotowym ramionom do monitorów i telefonów, a także podstawkom na notebooki i tablety można w elastyczny sposób umieszczać swój sprzęt w zasięgu ręki.
- Za pomocą systemów porządkowania, takich jak półki do sortowania, obrotowe kolumny na segregatory i pojemniki szufladowe można zapanować nad chaosem na biurku: wszystkie dokumenty mają bowiem swoje stałe miejsce.
4. Organizowanie szuflad
Wszystkie przybory, które muszą być w zasięgu ręki, a nie powinny znajdować się na biurku, można przechowywać w szufladach. Aby również w nich utrzymać porządek, przedstawiamy trzy wskazówki:
- Warto używać elementów dzielących i pojemników do przechowywania, aby stworzyć praktyczne przegródki, w których materiały biurowe znajdą swoje miejsce. W ten sposób w szufladach na stałe zapanuje porządek.
- Dobrym rozwiązaniem jest wyłożenie szuflad matą antypoślizgową, aby po ich otwarciu znajdujące się w nich przedmioty nie zmieniały swojego położenia.
- Szuflady i umieszczone w nich przegródki należy opisać, tak aby wszystkie materiały zawsze trafiały w to samo miejsce.
5. Utworzenie miejsca na pocztę
W ciągu dnia na biurko trafiają wszelkiego rodzaju dokumenty, listy i notatki. Aby nie zaburzyły one nowego porządku, warto poprosić swoich współpracowników, by wszystkie przesyłki odkładali do wyznaczonego zasobnika. W ten sposób można zajmować się swoją pocztą o określonych porach dnia, a także unikać sytuacji, które zakłócają pracę. Przeglądając pocztę, warto uporządkować ją w następujący sposób:
- Natychmiast pozbyć się wszystkiego, co nieważne.
- Przekazać dalej dokumenty, za które nie jest się odpowiedzialnym.
- Wpiąć od razu wszystko, co możliwe, do odpowiednich segregatorów.
- Zająć się od razu wszystkim, co można zrobić w mniej niż pięć minut.
- Ustalić czas zajmowania się wszystkimi pozostałymi dokumentami i odłożyć je do zrobienia, na przykład w opisanej przegródce w segmencie do sortowania.
6. Sprzątanie na koniec każdego dnia pracy
Na koniec każdego dnia pracy trzeba wykorzystać ostatnie pięć minut na rytuał sprzątania. Należy odłożyć wszystkie materiały robocze z powrotem na ich właściwe miejsce, tak aby każdego ranka zaczynać od czystego biurka. Dzięki temu ma się poczucie dobrze zakończonego dnia, po którym można udać się na zasłużony odpoczynek.
Jaki jest najlepszy sposób czyszczenia sprzętu elektronicznego wykorzystywanego na biurku?
Gdzie w biurze gromadzi się większość bakterii i wirusów? Zaraz po wczorajszej filiżance kawy kolejnym największym źródłem zarazków jest telefon. Poniżej podpowiadamy, w jaki sposób prawidłowo wyczyścić zarówno telefon, jak i inne przybory biurowe.
Telefon i smartfon
Na telefonie gromadzą się zarazki z dłoni i ust. Dlatego należy go czyścić codziennie, zwłaszcza w okresie przeziębień.
- Wyłączyć telefon lub smartfon.
- Przetrzeć słuchawkę i klawisze telefonu ściereczką z mikrofibry i środkiem dezynfekującym.
- Wyczyścić ekran dotykowy smartfonu bezalkoholowym sprayem higienicznym i ściereczką z mikrofibry.
- Zwrócić uwagę, by pod obudowę nie dostała się żadna ciecz.
Klawiatura
Brudne palce i okruchy z jedzenia spożywanego przy biurku zanieczyszczają klawiaturę. W zależności od stopnia zabrudzenia powinno wystarczyć czyszczenie raz w tygodniu.
- Wyłączyć komputer.
- Odwrócić klawiaturę do góry nogami i wytrząsnąć luźne cząstki.
- Uporczywe zabrudzenia wydmuchać strumieniem sprężonego powietrza.
- Przetrzeć klawiaturę ściereczką z mikrofibry i środkiem dezynfekującym.
- Przestrzenie między klawiszami wyczyścić za pomocą patyczków zakończonych wacikiem.
Mysz
W przypadku myszy należy postępować podobnie jak z klawiaturą: codzienne czyszczenie jest konieczne, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się zarazków.
- Wyłączyć komputer.
- Przetrzeć mysz ściereczką z mikrofibry i środkiem dezynfekującym.
Ekran
Widok bez smug i bez odcisków palców zapewnia cotygodniowe czyszczenie monitora.
- Wyłączyć komputer i odłączyć źródło zasilania od monitora.
- Przetrzeć ekran lekko zwilżoną ściereczką z mikrofibry.
- Nie używać środków do czyszczenia szkła ani środków czyszczących na bazie alkoholu, ponieważ mogą one uszkadzać powierzchnię.
Mamy nadzieję, że wskazówki zawarte w tym artykule pomogą Państwu stworzyć przyjemne i czyste stanowisko pracy. Chętnie doradzimy Państwu w zakresie odpowiedniego wyposażenia biura, a także środków do czyszczenia i artykułów sanitarnych.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt
Mogą Państwo zadzwonić do nas pod bezpłatny numer lub wysłać nam e-mail.